CHARTE FOURNISSEURS

ATTACHÉE AUX CONTRATS DE SYNDIC ACCESS IMMOBILIER

La Charte Fournisseurs est un engagement de qualité et de probité dans les relations avec les entreprises.

La politique de qualité mise en œuvre au sein de notre cabinet, centre notre action sur le respect d’engagements écrits et vérifiables, dont la satisfaction du client est l’objectif prioritaire.

C’est dans cet esprit que notre cabinet engage chaque Fournisseur prestataire de services à mettre en œuvre une charte de qualité et de probité au profit du client, portant sur les points suivants :

1. Le Gestionnaire s’engage à œuvrer pour la modération des prix et la mise en concurrence par des entreprises proposées par le Conseil Syndical,
2. Tout technicien intervenant pour le compte du client sera porteur d’un ordre de mission écrit qu’il présentera à son arrivée sur place,

3. Le prestataire s’engage à intervenir dans les délais adaptés au degré d’urgence pour assurer le dépannage ou prendre les mesures conservatoires. Dans le cas, où il serait empêché de le faire, il en rendra compte immédiatement au cabinet ACCESS IMMOBILIER,

4. À l’issue de son intervention, le prestataire rendra compte au cabinet ACCESS IMMOBILIER du bon accomplissement de sa mission en s’assurant que le chantier a été laissé propre au départ du technicien,

5. Le prestataire s’engage à communiquer ses attestations d’assurance responsabilité civile et responsabilité décennale en cours de validité, avec le libellé des principales garanties,

6. Le prestataire présentera une facture détaillée (accompagnée de l’ordre de service) présentant le coût horaire, le temps passé sur place, la date et la nature de l’intervention, la mention « chantier terminé » ou devis à établir. Dans ce cas, le devis sera transmis dans les plus brefs délais,

7. Si l’intervention s’avérait d’ordre privatif, les mesures conservatoires seraient prises, le résident concerné le cabinet ACCESS IMMOBILIER avisés, et un devis établi sous 48 heures,

8. Le prestataire s’engage à reprendre toute malfaçon qui se révélerait postérieurement à l’intervention, dans les 8 jours suivant la constatation de ladite malfaçon,

9. Le prestataire répondra dans les meilleurs délais aux demandes de devis qui devront être présentés détaillés dans leur descriptif et dans leur montant,

10. Le cabinet ACCESS IMMOBILIER s’engage à régler chaque facture sous un délai maximum de 30 jours à compter de sa réception, dès lors que les travaux achevés n’ont fait l’objet d’aucune réserve,

11. Le prestataire et le cabinet ACCESS IMMOBILIER s’interdisent tout accord visant au versement de commissions occultes sur les travaux ainsi facturés.

CHARTE D’ENGAGEMENT

ATTACHÉE AUX CONTRATS DE SYNDIC ACCESS IMMOBILIER

La politique de qualité mise en œuvre au sein de notre cabinet nous permet aujourd’hui de concentrer la stratégie de notre entreprise sur le respect d’engagements écrits et vérifiables, dont la satisfaction des clients est l’objectif prioritaire.

ENGAGEMENT DU SYNDIC

• Ouverture d’un compte bancaire séparé au nom du Syndicat des Copropriétaires conformément à 
  l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, quelle que soit la taille de la copropriété
• Conformément aux dispositions légales et réglementaires, le Cabinet ACCESS IMMOBILIER souscrit une garantie financière auprès d'un établissement (en l'occurrence la compagnie ALLIANZ) ainsi qu'une assurance RCP et une protection juridique. A ce titre, il est soumis à des contrôles réguliers effectués par ceux-ci, lesquels s'ajoutent aux obligations comptables générales. Les garanties pour les copropriétaires sont donc absolument identiques, que le syndic soit un groupe national ou un indépendant.
• Respect du nombre de visites contractuelles
• Envoi des appels provisionnels sur le budget prévisionnel voté en Assemblée Générale avant le dernier jour du trimestre
• Information aux Copropriétaires des procédures judiciaires intéressant le Syndicat en demande ou en défense sans attendre l’Assemblée Générale annuelle
• Présentation des comptes en conformité avec le décret n° 2005 – 240 du 14 mars 2005 relatif aux comptes du Syndicat des Copropriétaires
• Convocation de l’Assemblée Générale dans le respect du délai prescrit par l’article 9 du décret 
  du 17 mars 1967
• Tenue de l’Assemblée Générale annuelle dans les 6 mois de l’arrêté des comptes de l’exercice clôturé, sauf décision contraire prise en assemblée générale. Dans ce cas, après consultation du conseil syndical, un vote à ce sujet sera organisé lors de la prochaine assemblée générale ordinaire de la copropriété.
• Envoi du procès-verbal de l’Assemblée Générale aux Copropriétaires opposants, absents et non représentés par lettre RAR dans le mois suivant l’Assemblée Générale
• Envoi des appels de fonds sur travaux (ou autres hors budget) selon l’échéancier fixé par l’Assemblée Générale
• Information aux Copropriétaires et aux occupants des principales décisions prises lors de la dernière Assemblée Générale annuelle dans un délai maximum de 3 mois, conformément au décret n° 2015 – 1681 du 15 décembre 2015
• Mise à disposition d'un interface extranet convivial et performant permettant notamment la consultation des comptes des copropriétaires et la diffusion d'informations intéressant le fonctionnement de la copropriété.
• Le Gestionnaire – associé répond lui même directement et sans intermédiaire aux demandes d'explications qui lui sont formulées par les copropriétaires, y compris celles relatives à la comptabilité.

COLLABORATION AVEC LE CONSEIL SYNDICAL

Le Syndic s’engage, par ailleurs, à faciliter le contrôle de sa gestion par le Conseil Syndical de la manière suivante :

• Remise de tout document ou dossier demandé par le Conseil Syndical dans le cadre de sa mission de contrôle, et ce dans les meilleurs délais
• Communication au Conseil Syndical du relevé bancaire mensuel du compte de la Copropriété, via l’Extranet
• Présentation au Conseil Syndical de la situation semestrielle du compte de charge de la Copropriété et de l’état semestriel des dettes et des créances
• Contrôle des comptes de l’exercice comptable clôturé au plus tard au moment de la tenue de la réunion du Conseil Syndical préparatoire à l’Assemblée Générale annuelle
• Tenue au minimum d’une réunion du Conseil Syndical préparatoire à l’Assemblée Générale annuelle
• Présentation lors de celle-ci du projet complet de l’ordre du jour de la prochaine Assemblée Générale

Le Syndic s’engage à respecter les termes du décret n° 2015 - 1090 du 28 août 2015 fixant les règles instituant le Code de Déontologie applicable aux personnes exerçant les activités de Transaction, de Gestion des immeubles et des fonds de commerce.

Le Syndic ne peut percevoir, directement ou indirectement, de rémunérations autres que celles prévues au présent Contrat de Syndic, comme il ne peut faire bénéficier de rémunérations ou de contrats de prestataires avec lesquels l’agence, lui-même, ses employés auraient des intérêts, à moins d’y avoir été expressément autorisé par l’Assemblée Générale. A cet effet, le Syndic s’engage à faire signer à chaque fournisseur avec lequel il contracte la Charte jointe au présent contrat.

En aucun cas notre modèle de fonctionnement ne s'appuie sur la ponction de frais systématiques sur les copropriétaires.

Des compétences techniques renforcées : afin d'éviter que dans les faits, la conception et le suivi des travaux soient systématiquement délégués aux membres du conseil syndical ou à des cabinets d'assistance à maitrise d'ouvrage, notre cabinet dispose en interne des compétences pour orchestrer les travaux, de l'établissement des demandes de devis à la réception de ceux-ci. Seuls les gros travaux exigeant une technicité spécifique ou des assurances spécifiques nécessiteront le recours à un cabinet d'assistance à maitrise d'ouvrage extérieur.

PRISE EN MAIN INITIALE DE LA COPROPRIETE

•  L’aspect comptable est primordial, c’est pourquoi la tenue de la comptabilité est au centre de notre gestion.

Pour autant, dans notre organisation, c'est le gestionnaire de la copropriété qui effectue lui-même l'imputation des factures des fournisseurs, qui déclenche les règlements, et qui effectue les encaissements des remises copropriétaires. Cela permet de garantir des paiements très rapides aux fournisseurs ou aux copropriétaires, de supprimer les pertes en ligne d'information tout en donnant au Gestionnaire une vision globale de la copropriété. Le Gestionnaire-associé est parfaitement accessible et compétent et c'est lui qui répond directement et sans intermédiaire à toutes les demandes d'explications sollicitées par le conseil syndical ou bien provenant des copropriétaires.

• Une attention toute particulière sera portée à la parfaite et complète transmission des dossiers par notre prédécesseur.  

•  Dès la reprise de votre copropriété, un audit comptable sera réalisé par un cabinet indépendant réalisant la reprise comptable depuis la dernière approbation des comptes au jour de la reprise.

• Nous procèderons à un audit systématique de tous les contrats des prestataires pour vérifier leur cohérence tarifaire et technique. Nous remettrons systématiquement tous les contrats en concurrence à l’issue.

• Les associés gèrent eux-mêmes directement les copropriétés dont ils ont la charge.

PRISE EN MAIN INITIALE D'UNE COPROPRIETE NEUVE 

L’aspect comptable est primordial, c’est pourquoi la tenue de la comptabilité est au centre de notre gestion. Nous faisons appel pour le transfert et le démarrage de la comptabilité des immeubles gérés à une solution externe assurée par une équipe d'experts en comptabilité, à notre connaissance la meilleure du marché.
Pour autant, dans notre organisation, c'est le gestionnaire de la copropriété qui effectue lui-même l'imputation des factures des fournisseurs, qui déclenche les règlements, et qui effectue les encaissements des remises copropriétaires. Cela permet de garantir des paiements très rapides aux fournisseurs ou aux copropriétaires, de supprimer les pertes en ligne d'information tout en donnant au Gestionnaire une vision globale de la copropriété. Le Gestionnaire associé est parfaitement accessible et compétent et c'est lui qui répond directement et sans intermédiaire à toutes les demandes d'explications sollicitées par le conseil syndical ou bien provenant des copropriétaires.
Une attention toute particulière sera portée à la parfaite et complète transmission des dossiers techniques et réglementaires par le Promoteur, ainsi qu’à la livraison des parties communes et à la levée des réserves.
Nous procèderons à un audit systématique de tous les contrats souscrits et à souscrire des prestataires pour vérifier leur cohérence tarifaire et technique. Nous remettrons systématiquement tous les contrats en concurrence à l’issue de la période initiale sauf volonté contraire exprimée par le conseil syndical.
Les associés gèrent eux-mêmes directement les copropriétés dont ils ont la charge.
La prise en main d’un immeuble neuf requiert des compétences précises et spécifiques que le Cabinet ACCESS IMMOBILIER connait et maîtrise. Mise en service des éléments d’équipement communs, formalités diverses relatives à la livraison des parties communes, démarrage et suivi des contrats d’entretien, déclenchement des garanties, suivi de la levée des réserves, gestion technique et organisation de la piscine (si il y en a une), mise en place d’un règlement intérieur pour l’utilisation de la piscine et plus généralement pour mieux organiser la vie en collectivité, protection des parties communes lors des emménagements, définition des cahiers des charges en lien avec le Promoteur et l’architecte de l’immeuble pour les aménagements en partie privative ou à jouissance exclusive ayant un impact sur l’harmonie de l’ensemble immobilier : autant de domaines sur lesquels le syndic a un rôle primordial à jouer. Les premiers mois sont déterminants pour la copropriété et il est primordial de disposer d’un syndic à la fois compétent, très disponible et extrêmement réactif. Et que celui-ci offre à la fois les outils de communication les plus modernes tels que l’extranet client tout autant qu’une présence physique sur le terrain très importante.
C’est pour cela que l’agence ACCESS IMMOBILIER est implantée au cœur du Lavandou et que les
gestionnaires ont en charge un portefeuille réduit en termes d’immeubles à gérer, afin de rester disponible et centré sur les exigences de ses clients copropriétaires. Plus qu’un prix, c’est un rapport qualité prix et au final un service d’exception qui est recherché, tout autant pour la valorisation de votre Patrimoine que pour la sérénité de la vie en collectivité dans la copropriété.